多語薪資單要讓員工看懂什麼？

多語薪資單不是把中文欄位翻成外文就完成。本文整理移工應看懂的工資、加班、扣款與實領金額，並釐清人力仲介與聘用企業在薪資計算、翻譯說明、發放及異常處理上的責任分工。

多語薪資單要讓員工看懂什麼？責任不能只丟給人力仲介

企業聘僱不同國籍的移工後，常會準備中文、越南文、印尼文、泰文或英文版本的薪資單。

但薪資單有翻譯，不代表員工真的看得懂。

如果員工看到的只有一排金額，卻不知道基本工資、加班費、津貼和扣款如何計算；或薪資單上只寫著「其他費用」，沒有說明實際內容，那麼這份文件即使使用母語，仍然沒有完成薪資溝通的目的。

勞動部勞動力發展署的多國語宣導資料指出，薪資明細應以中文及移工母語詳實記載約定工資總額、各項工資給付金額、依法或依約可扣除的項目，以及實際發給金額。(外國人勞動權益網)

因此，多語薪資單真正要解決的，不只是「翻譯問題」，而是三個管理問題：

員工能不能理解每一筆金額？
薪資計算能不能被查證？
發生爭議時，企業能不能說清楚？

一、多語薪資單至少要讓員工看懂四件事

1. 本月應得工資是多少？

員工首先要知道，本月工資的組成和勞動契約是否一致。

薪資單不能只顯示最後匯入帳戶的金額，而應清楚拆分：

• 約定工資或固定月薪
• 正常工作時間工資
• 加班費
• 津貼
• 獎金
• 休假日出勤相關工資
• 其他依法或依約應給付的項目

對員工來說，真正需要理解的不是「這個月拿到多少」，而是「這個金額是怎麼算出來的」。

如果固定工資、加班費與獎金全部合併成一個數字，員工無法確認自己的工時是否被正確計算，企業也很難在發生爭議時提出清楚的計算依據。

2. 每一筆加班費如何計算？

很多薪資爭議，不是沒有給加班費，而是員工看不懂加班時數和薪資單之間的關係。

一份容易理解的多語薪資單，應讓員工可以核對：

• 本月加班總時數
• 平日、休息日或假日的加班分類
• 各類加班的計算方式
• 對應的加班費金額

薪資單不一定要把整套公式寫得非常複雜，但至少要讓員工可以從出勤紀錄一路對應到加班費，而不是只看到一個無法驗證的總額。

3. 為什麼被扣款？

扣款是多語薪資單最容易產生誤會的地方。

《雇主聘僱外國人許可及管理辦法》第66條規定，雇主給付第二類外國人工資時，應在中文及該外國人本國文字的薪資明細表中，記載實領工資、工資計算項目、工資總額、給付方式，以及健保費、勞保費、所得稅、膳宿費、職工福利金和其他依法得扣除的項目及金額。雇主也應將明細交給外國人收存，並自行保存五年。(勞動部法令資訊網)

因此，薪資單上的扣款不能只寫：

• 其他費用
• 雜費
• 代辦費
• 管理費
• 仲介費用

員工應該清楚知道：

這筆費用是什麼？
依據什麼規定或約定扣除？
本月扣多少？
是否每月固定扣除？
由誰收取或繳納？

勞動部也提醒，除合法可扣除項目外，雇主應全額給付工資；貸款、體檢費、仲介服務費或其他不明費用，不應直接以模糊名目從工資中扣除。(外國人勞動權益網)

4. 最後實際領到多少？

薪資單最後必須清楚呈現：

工資總額－合法扣款＝實際發給金額

除了實領金額，也應讓員工知道薪資是以現金、銀行轉帳或其他方式給付。

若採銀行轉帳，企業應讓薪資單與轉帳紀錄可以相互核對；若以其他方式發放，也應保留相應證明。依現行規定，雇主若未全額給付工資，主管機關可要求限期補足。(勞動部法令資訊網)

有母語版本，為什麼員工仍然看不懂？

多語薪資單常見的問題，不是沒有翻譯，而是只翻譯欄位名稱。

例如，把「應領金額」「應扣金額」「實領金額」翻成越南文或印尼文，卻沒有說明各項金額的計算方式，員工仍然無法判斷薪資是否正確。

實務上常見以下情況：

• 加班費只有總額，沒有對應時數
• 扣款只寫「其他」，沒有具體項目
• 薪資單與打卡紀錄使用不同名稱
• 仲介口頭說明的內容與薪資單不同
• 員工被要求簽名，卻沒有拿到自己的副本
• 每月沿用舊資料，契約或費用變動後未同步更新

勞動主管機關過去的函釋也特別提醒，即使薪資明細上有外國人簽名，如果沒有實際交給外國人收存，仍可能失去制度原本保障員工知情與查核的目的。(勞動部法令資訊網) 所以，多語薪資單不能只追求「有做」，還要確認員工是否真的收到、看懂，並有機會提出問題。

建立五步驟的薪資確認流程

第一步：企業確認本月異動

由聘用企業先確認：

• 出勤與加班時數
• 請假與缺勤
• 班別或職務異動
• 津貼與獎金
• 合法扣款項目
• 契約或薪資條件變更

第二步：仲介或人資製作雙語薪資明細

多語版本應與中文版本使用同一組資料，避免人工重新輸入後產生不同金額。

第三步：企業完成最終審核

企業應確認：

• 總工資是否正確
• 加班時數與金額是否相符
• 扣款是否有依據
• 實領金額是否與轉帳或發放金額一致

第四步：員工取得並核對

不能只讓員工簽名。

應讓員工實際取得薪資明細，並有足夠時間核對。員工若有疑問，應知道可以向誰詢問。

第五步：異常留下修正紀錄

若發現薪資錯誤，應記錄：

• 原始金額
• 錯誤原因
• 修正金額
• 補發或扣回方式
• 員工是否已收到說明

這些紀錄可以避免同樣問題在下個月再次發生。

真正可管理的多語薪資系統，應該具備以下能力：

同一筆資料，自動產生不同語言版本

中文、越南文、印尼文、泰文或英文版本，應共用同一組薪資數據，只轉換欄位與說明文字。

這可以避免不同版本金額不一致。

每一項扣款都有固定代碼和說明

不要讓承辦人每月自行輸入「其他費用」。

系統應要求選擇扣款類型、金額及依據，遇到未定義項目時主動提醒。

薪資與出勤資料可以互相核對

員工看到加班費時，也能理解對應的加班時數；人資與仲介處理問題時，不必再翻找不同Excel。

留下審核與發放紀錄

系統應記錄：

誰建立薪資？
誰翻譯或確認？
誰完成審核？
何時交付員工？
員工是否提出疑問？
後續是否完成修正？

如此才能真正釐清企業與仲介的責任，而不是出問題時互相詢問「這份到底是誰做的」。

語薪資單不是提供給主管看的報表，而是員工確認自身勞動所得的重要文件。

員工應該能從薪資單看懂：

本月應得多少。
每一筆工資如何計算。
每一筆扣款的原因和依據。
最後實際收到多少。
發現問題時可以向誰反映。

人力仲介可以協助企業製作、翻譯、說明與蒐集問題，但不能代替企業承擔工資計算與合法給付的責任。

真正清楚的分工應該是：

聘用企業負責資料正確、薪資合法與最終發放；人力仲介負責多語執行、溝通說明與異常回報。

當薪資資料、出勤紀錄、扣款依據、多語版本與審核流程都能被串接，企業才能降低薪資爭議，也能讓移工對自己的工資建立基本信任。 Bridge智慧解決方案可協助企業建立多語薪資明細、差勤與加班串接、扣款項目管理、審核紀錄及異常提醒，讓企業與仲介的責任分工清楚留下紀錄，而不是依賴人工傳表與口頭說明。

依《就業服務法》，雇主不得未依規定安排所聘僱的外國人接受健康檢查，也不得漏未依規定函報健康檢查結果。(勞動部法令資訊網)